Dokumen kertas yang hidup di sistem, bukan di map.
Satu formulir, satu catatan, bisa dicari.
Untuk tim operasional, keuangan, dan administrasi yang formulir berulangnya masih bergerak sebagai kertas: dicetak, ditandatangani, dibawa ke kantor, lalu disimpan di tempat yang tidak bisa dicari.
Alur paperwork yang beredar ulang
5 langkah
- IsiFormulir kertas menjadi formulir online, diisi sekali
- LampiranStruk dan foto tersimpan bersama formulir
- JalurPihak berikutnya melihatnya saat gilirannya tiba
- CatatSetiap tindakan tersimpan pada catatanOtomatis
- CariCatatan bisa dicari kembali setelahnyaOtomatis
Formulir berikutnya mengikuti aturan yang sama
Contoh ilustratif
Sebelum
Kertas membawa formulir. Orang membawa urutannya.
Formulir berawal di lokasi atau di meja. Formulir dicetak, diisi dengan tangan, ditandatangani, masuk ke map, lalu dibawa ke kantor. Kertas adalah satu-satunya salinan, dan kantor adalah satu-satunya tempat untuk menemukannya.
Setiap jenis formulir punya isian dan penyetuju sendiri. Urutannya hanya ada di orang-orang yang menanganinya. Formulir bisa tertahan karena penyetuju berikutnya tidak tahu formulir itu sedang menunggu. Tidak semua perusahaan berjalan seperti ini, tetapi bentuknya cukup umum.
Tidak ada yang bisa dicari. Status ditanyakan lewat telepon. Setelah formulir selesai, nominal yang sama diketik ke sistem akuntansi, jadi satu pekerjaan berakhir sebagai dua catatan.
Formulirnya berpindah. Pembukuan Anda tetap di tempatnya.
Horulabs mendigitalisasi alur di sekitar sistem yang sudah Anda pakai. Kami tidak mengganti sistem akuntansi atau ERP Anda, dan tidak meminta bagian keuangan memelihara pembukuan kedua.
Tetap di sistem Anda
Sistem akuntansi atau ERP Anda
Nilai yang disetujui dan catatan keuangan tetap berada di sistem tempat bagian keuangan menutup buku, bukan di formulir.
Urutan persetujuan Anda
Siapa yang menandatangani, dalam urutan apa, dan untuk wilayah mana, itu aturan Anda. Setiap formulir menyimpan alur yang berlaku saat dibuka.
Arsip Anda
Formulir, lampiran, dan setiap tindakan tersimpan dalam satu catatan yang bisa dicari. Entri akuntansi tetap menjadi catatan keuangan.
Yang dibangun di sekitarnya
Satu formulir online
Isian yang dibawa kertas, ditambah lampirannya, di tempat yang sudah dipakai tim.
Jalur yang terlihat
Pihak berikutnya melihat formulir saat gilirannya tiba. Formulir bisa dikembalikan atau ditolak dengan alasan.
Catatan yang bisa dicari
Semua formulir, apa pun jenisnya, dalam satu daftar yang bisa dicari dan diekspor tim.
Satu alur kertas, digantikan.
EKLAIM menggantikan alur kertas di Sekar Laut. Tujuh jenis klaim diajukan dari lokasi, disetujui sesuai urutan peran, dikirim ke Oracle Fusion sebagai invoice AP, dan tersimpan dalam satu catatan yang bisa dicari. Segel mengambil langkah yang sama untuk PDF: satu unggahan, satu jalur, satu catatan tersegel.
Mulai dari satu alur kertas yang beredar ulang.
Tugas pertama mencakup alur ini dari awal sampai akhir: formulir online, jalurnya, dan catatan yang dipakai tim.
- Kami memetakan alur seperti yang berjalan sekarang, termasuk pengecualian yang ditangani di luar formulir.
- Alurnya dibangun dan diuji dengan formulir nyata sebelum dipakai tim.
- Anda mendapat panduan untuk tim. Alur kedua atau integrasi dihitung terpisah.
Langkah berikutnya
- 01
Kirim satu alur
Deskripsi singkat: apa yang memulainya, siapa yang menyetujui, dan di mana catatannya sekarang.
- 02
Bahas bersama
Percakapan pertama gratis tentang alur yang berjalan sekarang. Tanpa biaya, tanpa komitmen.
- 03
Sepakati satu tugas
Kalau cocok, kami sepakati tugas pertama dan harganya sebelum pekerjaan dimulai.
Tawaran awal
Mulai dari Rp 1 juta
Cakupan disepakati setelah dipetakan. Satu tugas, dari awal sampai akhir.
Deskripsi singkat sudah cukup. Mohon jangan mengirim data karyawan atau lampiran.
Percakapan pertama gratis, tanpa komitmen.
Pertanyaan sebelum mulai
- Apakah prosesnya harus sudah tertulis?
- Tidak. Urutannya biasanya sudah nyata meski belum tertulis. Kami memetakannya bersama orang yang menjalankannya.
- Apakah ini memindai tumpukan kertas lama?
- Tidak. Ini menggantikan alur kertas yang terus beredar, berawal dari formulir berikutnya. Memindai berkas lama adalah pekerjaan yang berbeda dan dihitung terpisah.
- Apa yang sebaiknya dikirim lebih dulu?
- Deskripsi singkat alurnya, siapa saja yang menandatangani, dan di mana formulir dicatat sekarang. Mohon jangan mengirim data karyawan atau lampiran.