Lewati ke konten
Horulabs
ID/EN
Kontak

Segel

Alur persetujuan yang meninggalkan catatan.

Segel adalah lapisan persetujuan untuk tim yang mengirim invoice, kontrak, dan pengajuan lewat email. Unggah satu PDF, atur alurnya, lalu segel catatannya setelah keputusan terakhir masuk.

Alur satu dokumen

4 langkah

  1. UnggahPDF, jenis dokumen, dan site; file dikunci dan diberi versi
  2. Atur alurTahap berurutan atau paralel, orang tertentu atau antrean peran
  3. SetujuiSetujui, tolak, minta perubahan, atau alihkan dengan alasan
  4. SegelSertifikat, waktu tepercaya, dan QR ke catatan publikOtomatis

Dokumen berikutnya masuk di sini

Setiap dokumen mengikuti alur ini. Permintaan perubahan, penolakan, dan pengalihan berjalan di sampingnya dan tidak digambar.

Persetujuannya sudah terjadi. Buktinya belum ada.

Invoice masuk lewat email. Manajer membalas, bagian keuangan membalas, dan keputusannya tersebar di dalam utas. Saat ada yang bertanya versi mana yang disetujui, riwayatnya harus disusun ulang secara manual.

PDF bisa diganti nama, diteruskan, atau diubah setelah disetujui. Balasan email memang menyatakan setuju, tetapi tidak menunjukkan file mana, langkah mana, dan kapan persetujuannya. Tim bisa menyetujui dengan cepat, tetapi tetap tidak bisa menunjukkan bagaimana keputusan itu diambil.

Perubahan organisasi setelahnya membuat masalahnya makin rumit. Peran berganti, nama site berubah, dan alur yang hanya hidup di utas email tidak lagi cocok dengan orang yang menjalankannya.

Satu alur, dibekukan saat dokumen dikirim.

Segel mempertahankan proses yang sudah dijalankan tim. Segel menambahkan catatan di sekitar PDF dan membiarkan urutan persetujuannya tetap sama.

SebelumSesudah

  1. Persetujuan di utas email

    Satu alur per dokumen

    Alur diatur saat PDF dikirim: berurutan atau paralel, orang tertentu atau antrean peran.

  2. Versi mana yang disetujui?

    Catatan terikat ke versi

    File dikunci dan diberi versi saat dikirim. Perubahan peran atau nama site setelahnya tidak menulis ulang catatan itu.

  3. Keputusan tanpa alasan

    Setiap tindakan tercatat

    Setujui, tolak, minta perubahan, atau alihkan. Setiap keputusan menyimpan nama, waktu, dan alasannya.

  4. Riwayat disusun ulang dari kotak masuk

    Catatan tersegel

    Dokumen akhir mendapat sertifikat, waktu tepercaya, dan QR yang membuka catatan publik.

  5. Klaim yang tidak bisa dicek

    Catatan yang bisa diverifikasi

    Sidik digital membuat perubahan pada file bisa dideteksi. Pindai QR atau unggah file untuk mencocokkannya dengan catatan.

Catatannya adalah produknya.

Setiap layar menjawab satu pertanyaan: di mana dokumennya, siapa yang menunggu, dan apa yang sudah disetujui.

  1. Satu PDF, dengan versi

    PDF, jenis dokumen, dan site. File dikunci saat dikirim, sehingga versi yang disetujui tetap menjadi versi yang disetujui.

  2. Alur yang dibekukan

    Tahap berurutan atau paralel, ditugaskan ke orang tertentu atau antrean peran. Alur disalin saat dokumen dikirim dan tidak berubah di tengah jalan.

  3. Keputusan dengan alasan

    Setujui, tolak, minta perubahan, atau alihkan. Penolakan dan pengalihan tidak bisa dilakukan tanpa alasan, dan setiap tindakan diberi waktu.

  4. Segel yang mendeteksi perubahan

    Setiap dokumen mendapat sidik digital, dan setiap langkah terhubung ke langkah sebelumnya. Ubah satu baris atau satu huruf, catatannya tidak lagi cocok dengan file.

  5. Verifikasi terbuka

    Sertifikat membawa QR ke halaman verifikasi publik. Siapa saja bisa memindainya atau mengunggah file untuk mencocokkannya dengan catatan tersegel.

  6. Antrean yang menunjukkan yang menunggu

    Approver bertindak dari email atau ponsel. Dokumen yang menunggu dikelompokkan per orang, dan pengingat menggantikan kejar-kejaran. Tinjauan menampilkan median waktu siklus dan tahap yang paling lama.

Proyek sebelumnyaNyusulappPemesanan meja dan kasir offlineProyek berikutnyaSURIMA AcademyPlatform pembelajaran

Keputusan dan buktinya tersimpan bersama.

Tim bisa menyetujui dokumen tanpa harus menyusun ulang riwayatnya di kemudian hari. PDF, alur yang dilaluinya, keputusan yang diambil, dan waktu penyegelannya tersimpan dalam satu catatan yang bisa dicek siapa saja.

  • Dokumen yang menunggu menunjukkan siapa yang belum bertindak, bukan siapa yang belum membalas email terakhir.
  • Alur dan file dibekukan saat dikirim, sehingga perubahan organisasi setelahnya tidak bisa menulis ulang persetujuan.
  • Penolakan atau permintaan perubahan menyimpan alasannya, sehingga pihak berikutnya tidak perlu bertanya.
  • Dokumen tersegel bisa diserahkan bersama sertifikatnya dan dicek terhadap sidik digitalnya.
  • Segel bukan klaim bahwa pemalsuan mustahil. Segel membuat perubahan bisa dideteksi.

Kepemilikan

Segel, oleh Horulabs

Segel adalah produk kami sendiri, dikembangkan dan dijalankan oleh Horulabs. Segel menjadi lapisan persetujuan untuk tim yang bekerja dengan PDF, berjalan di segel.horulabs.com. Segel adalah catatan persetujuan elektronik, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi, ERP, atau sistem manajemen dokumen.

Ceritakan satu alur kerja. Kita petakan bersama.

Ceritakan tugas yang paling menyita waktu tim Anda dan bagaimana tugas itu berjalan.

Percakapan pertama gratis, tanpa komitmen.