Pengajuan pembelian barang kantor yang sampai ke penyetuju yang tepat.
Satu permintaan, satu jalur, satu catatan.
Untuk tim operasional, pengadaan, dan keuangan yang permintaan barang kantornya masih dimulai dari chat, lalu ditutup dengan mengetik ulang daftar yang disetujui ke sistem akuntansi.
Alur permintaan pembelian
6 langkah
- AjukanPemohon menulis barang, jumlah, dan tanggal dibutuhkan
- PeriksaPenyetuju pertama memeriksa permintaan
- HargaTim pengadaan mengonfirmasi harga dan satuan
- SetujuiKategori dan nilai menentukan sisa jalurnya
- KirimPermintaan yang disetujui menjadi requisisiOtomatis
- PantauStatus mengikuti perkembangan pesananOtomatis
Permintaan berikutnya mengikuti aturan yang sama
Contoh ilustratif
Permintaannya sederhana. Jalurnya yang berbelit.
Tim butuh kertas, spare part, atau tinta printer. Permintaan ditulis di chat, kadang disertai foto halaman katalog, dan jumlahnya berubah dua kali sebelum ada yang menyetujui.
Aturan persetujuan sebenarnya sudah ada, entah di dokumen atau spreadsheet: di atas nilai tertentu, ada satu atau dua pihak lagi yang harus setuju. Namun penerapannya bergantung pada pesan yang diteruskan dan siapa yang sedang ada di meja. Permintaan bisa menunggu sehari, atau disetujui di tingkat yang salah lalu diperbaiki belakangan. Tidak semua perusahaan berjalan seperti ini, tetapi bentuknya cukup umum.
Setelah disetujui, tim pengadaan mengetik ulang permintaan itu ke sistem akuntansi. Saat pesanan pembelian sudah dibuat, permintaan awal tidak lagi menunjukkan apa yang terjadi padanya.
Sistem Anda tetap dipakai. Permintaannya yang dapat pintu masuk.
Horulabs menyesuaikan alur dengan sistem yang sudah Anda jalankan. Kami tidak mengganti sistem akuntansi, dan tidak meminta bagian keuangan memelihara pembukuan kedua.
Tetap di sistem Anda
Sistem akuntansi Anda
Permintaan yang disetujui masuk ke Accurate Online. Data barang, pesanan pembelian, dan data utama tetap bersumber dari sana.
Aturan persetujuan Anda
Hierarki jabatan, kategori, dan batas nilai tetap milik Anda. Kami menerapkan aturan yang sudah Anda pakai.
Catatan Anda
Requisisi, pesanan, dan pembayaran tetap ada di sistem akuntansi. Permintaan menampilkan statusnya, bukan menjadi pembukuan kedua.
Yang dibangun di sekitarnya
Satu formulir permintaan
Baris barang, jumlah, satuan, tanggal dibutuhkan, catatan, dan lampiran dalam satu tempat.
Jalur yang terlihat
Penyetuju berikutnya melihat permintaan saat gilirannya tiba. Permintaan bisa ditolak atau dikembalikan dengan alasan.
Pengiriman dan status
Permintaan yang disetujui dikirim sebagai requisisi, lalu statusnya mengikuti perkembangan pesanan.
Pekerjaan yang sama, berjalan di Sekar Laut.
Sekar Purchasing menangani permintaan untuk program pengadaan internal di produsen makanan di Sidoarjo. Studi kasusnya membahas aturan persetujuan, alurnya, dan pengiriman ke Accurate Online.
Mulai dari satu alur permintaan.
Tugas pertama mencakup alur ini dari awal sampai akhir: formulir, jalur persetujuan, dan pengiriman ke sistem yang sudah Anda pakai.
- Kami memetakan permintaan seperti yang berjalan sekarang, termasuk pengecualian yang biasa ditangani diam-diam.
- Alurnya dibangun dan diuji dengan permintaan nyata sebelum tim memakainya.
- Anda mendapat panduan untuk tim. Alur kedua atau integrasi dihitung terpisah.
Deskripsi singkat sudah cukup. Mohon jangan mengirim data karyawan atau lampiran.
Percakapan pertama gratis, tanpa komitmen.
Pertanyaan sebelum mulai
- Apakah prosesnya harus sudah tertulis?
- Tidak. Kami memetakan permintaan bersama orang yang menjalankannya, termasuk langkah yang hanya ada di chat.
- Apakah sistem akuntansi harus diganti?
- Tidak. Alurnya mengirim data ke sistem yang sudah dipakai bagian keuangan. Menggantinya bukan bagian dari pekerjaan ini.
- Apa yang sebaiknya dikirim lebih dulu?
- Deskripsi singkat alurnya, siapa saja yang menyetujui, dan di mana permintaan dicatat saat ini. Mohon jangan mengirim data karyawan atau lampiran.