Dokumen dan klaim internal perusahaan, satu pintu masuk.
Tahap yang terlihat, penyetuju yang jelas, satu catatan.
Untuk tim keuangan dan operasional yang menangani klaim perjalanan, kasbon, penggantian biaya, dan approval dokumen internal yang perlu tanda tangan sebelum dibayar.
Alur klaim internal
5 langkah
- AjukanDiajukan sekali, dengan isian dan lampiran sesuai jenisnya
- PeriksaPenyetuju berikutnya melihat klaim saat gilirannya
- SiapkanKeuangan melengkapi vendor dan pajak, lalu mencetak
- KirimInvoice dikirim ke sistem akuntansiOtomatis
- TutupPembayaran menutup klaimOtomatis
Klaim berikutnya dimulai di sini
Contoh ilustratif
Riwayat kertasnya adalah prosesnya.
Klaim dimulai dari formulir di lokasi, atau dari pesan berisi foto struk. Setiap jenis klaim punya isian dan penyetuju sendiri. Urutannya hanya diingat oleh orang-orang yang menanganinya.
Formulir ditandatangani, dimasukkan ke folder, lalu dibawa ke kantor. Saat sampai di bagian keuangan, riwayatnya sudah sulit ditelusuri. Klaim bisa tertahan karena penyetuju berikutnya tidak tahu ada pengajuan yang menunggu. Tidak semua perusahaan berjalan seperti ini, tetapi bentuknya cukup umum.
Dokumen tidak bisa dicari, dan status klaim hanya bisa ditanyakan lewat telepon. Setelah dibayar, nominal yang sama diketik ke sistem akuntansi, jadi satu pengeluaran tercatat dua kali.
Klaimnya berpindah. Pembukuan Anda tetap.
Horulabs membangun pintu masuk dan jalurnya di sekitar sistem yang sudah Anda pakai. Kami tidak mengganti sistem akuntansi atau ERP, dan tidak meminta bagian keuangan menyetujui di dua tempat.
Tetap di sistem Anda
Sistem akuntansi atau ERP Anda
Nilai yang disetujui dikirim ke sistem tempat keuangan menutup buku. Data pemasok, pajak, dan pembayaran tetap di sana.
Urutan persetujuan Anda
Siapa yang menandatangani, dalam urutan apa, dan untuk wilayah mana, itu aturan Anda. Setiap klaim menyimpan alur yang berlaku saat diajukan.
Arsip Anda
Klaim, lampiran, dan setiap tindakan tersimpan dalam satu catatan yang bisa dicari. Catatan keuangan tetap ada di sistem akuntansi.
Yang dibangun di sekitarnya
Satu daftar
Semua klaim internal, apa pun jenisnya, dalam satu daftar dengan isian dan alur yang sesuai.
Tahap yang terlihat
Pengaju dan penyetuju sama-sama melihat klaim sedang menunggu di mana dan ada di tangan siapa.
Pengiriman dan penutupan
Keuangan melengkapi nilai dan data pencatatan; pembayaran menutup klaim saat sistem melaporkannya.
Tujuh jenis klaim, satu catatan.
EKLAIM menggantikan alur kertas di Sekar Laut. Klaim diajukan dari berbagai lokasi, disetujui sesuai urutan peran, lalu dikirim ke Oracle Fusion sebagai invoice AP. Studi kasusnya membahas alurnya dan apa yang digantikan.
Mulai dari satu jenis klaim atau dokumen.
Tugas pertama mencakup satu alur dari awal sampai akhir: formulir, urutan persetujuan, dan catatan yang dipakai bagian keuangan. Jenis klaim lain menyusul setelah yang pertama berjalan.
- Kami memetakan satu jenis klaim seperti yang berjalan, termasuk pengecualian yang ditangani di luar formulir.
- Alurnya diuji dengan klaim nyata sebelum dipakai.
- Panduan mencakup formulir, penyetuju, dan catatannya.
Deskripsi singkat sudah cukup. Mohon jangan mengirim data karyawan atau lampiran.
Percakapan pertama gratis, tanpa komitmen.
Pertanyaan sebelum mulai
- Apakah prosesnya harus sudah tertulis?
- Tidak. Urutan persetujuan biasanya sudah nyata meski belum tertulis. Kami memetakannya bersama orang yang menjalankannya.
- Apakah sistem akuntansi kami diganti?
- Tidak. Klaim yang disetujui dikirim ke sistem yang sudah dipakai bagian keuangan. Klaim mencatat permintaan, sedangkan pembukuan mencatat uangnya.
- Bagaimana dengan data karyawan dan klaim?
- Ceritakan alurnya dulu dalam deskripsi singkat. Mohon jangan mengirim data karyawan, struk, atau lampiran pada pesan pertama.